分院開設の定款変更の議事録の作成方法

医療法人の分院開設における定款変更では、社員総会議事録が重要な書類となります。
本稿では、その作成方法について実務的な観点から解説します。
議事録の基本構成
冒頭部分の記載
- タイトル
– 「医療法人社団○○会」
– 「臨時社員総会議事録」
※ 通常、臨時社員総会となります - 開催日時
– 年月日の記載
– 開始・終了時刻の記載
例:「令和○年○月○日 14時00分~15時00分」
※ 正確な時刻の記載が必要です - 開催場所
– 具体的な場所の記載
例:「○○○において」
※ 実際の開催場所を記載します - 出席者の記載
– 出席社員の氏名
– 社員総数と出席者数
例:「出席社員 ○○○○、○○○○、○○○○
(本社団社員総数○名のうち、○名出席)」
※ 定足数の確認が重要です - 出席役員
– 理事長
– 理事
– 監事
例:「出席理事及び監事
理事長 ○○○○、理事 ○○○○、理事 ○○○○、監事 ○○○○」
※ 役職名と氏名を記載します - 議事録作成者
– 氏名の記載
※ 通常、理事長が議事録作成者となります
議事の進行部分
- 開会宣言
– 議長の選任確認
– 定足数の確認
– 開会時刻の記載
例:
「本社団定款第○条の規定により○○○○は選任されて議長となり、定款第○条第○項に規定する定足数を満たしたことを確認したのち、○時○分開会を宣し、議事に入った。」
※ 定款の規定に従います - 定足数確認
– 社員総数の記載
– 出席者数の記載
– 定足数充足の確認
※ 過半数の出席が必要です
議案の記載
第1号議案(分院開設)
- 議案名
– 「第1号議案 新診療所開設の件」
※ 明確な議案名を記載します - 説明部分
…
議長○○○○は、次のように述べた。「本社団の事業も順調に発展している。そこで、新たに、東京都○○区○○○丁目○番○号に、診療所を開設したい。
その資金計画は次のとおりである。
○○銀行の融資 ○○○○万円
本社団の内部留保金 ○○○○万円
合 計 ○○○○万円内装工事費 ○○○万円
医療機器購入費 ○○○万円
保 証 金 ○○○万円
運転資金等 ○○○万円
合 計 ○億○○○万円新診療所の建築予定地は、最近、再開発の進展など周囲の環境の発展がめざましく、診療所経営は相当有利なものと見込まれる。」
…
※ 具体的な金額の記載が必要です - 決議結果
…
この他詳細な説明を行い、社員の質疑に対し、回答した。議長は本議案を一同に諮ったところ、全員異議なく承認した。
…
※ 決議結果を明確に記載します
第2号議案(定款変更)
- 議案名
– 「第2号議案 定款の一部変更及び役員定数の変更承認の件」
※ 変更内容を明示します - 説明と決議
…
議長○○○○は、前号議案の承認に伴い、新設診療所の名称及び所在地を定款第○条に加える件及び診療所の増設により、理事機構を強化するため、定款第○条に規定される理事の定員を○~○名から○~○名に改める件について、その案を一同に示した。議長はこれを一同に諮ったところ、全員異議なく承認した。
…
※ 変更内容を具体的に記載します
第3号議案(管理者選任)
- 議案名
– 「第3号議案 新診療所の管理者及び理事1名選任の件」
※ 明確な議案名を記載します - 説明と決議
…
議長○○○○は、新たに開設する診療所の管理者に、○○氏を選任したい旨を述べた。また、同氏は本社団の理事ではないため、同時に理事として選任する必要がある旨を述べた。議長はこれを一同に諮ったところ、全員異議なく承認した。
なお、東京都知事の認可の日をもって、理事就任となることを確認した。
…
※ 就任時期の記載が重要です
第4号議案(借入承認)
- 議案名
– 「第4号議案 銀行融資申込に伴う借入金額の最高限度の承認の件」
※ 必要な場合に記載します - 説明と決議
…
議長○○○○は、新診療所の開設資金について○○銀行○○支店から融資を受けるにあたり、借入金額の最高限度を次のように提案した。○億○○○万円
議長はこれを一同に諮ったところ、全員異議なく承認した。
…
※ 具体的な金額を記載します
第5号議案(予算関係)
- 議案名
– 「第5号議案 事業計画及び予算の変更設定の件」
※ 予算関係の議案を記載します - 説明と決議
…
議長○○○○は、新診療所の開設計画に伴い、令和○年○月に承認を得た、本年度の事業計画及び予算を別紙のように変更したい旨、令和○○年度の事業計画及び予算を別紙のように設定したい旨を述べ、計画案、予算案を一同に配布した。議長はこれを一同に諮ったところ、全員異議なく承認した。
…
※ 予算関係の決議を記載します
議事録締めの記載
終了部分
- 閉会宣言
…
以上をもって本日の議事を終了したので、議長は閉会を宣した。
(○時○分)
…
※ 終了時刻を記載します - 確認文
…
本日の決議を確認するため、出席社員及び出席役員の全員が記名押印する。令和○年○月○日
…
※ 定型的な文言を使用します
押印欄
- 署名欄の作成
…
社員(理事長)○○○○ 印
社員(理 事)○○○○ 印
社員(理 事)○○○○ 印
監 事 ○○○○ 印
…
※ 役職の記載が必要です - 押印の順序
– 理事長から順に
– 理事
– 監事
※ 役職順に押印します
実務上の注意点
作成時の注意
- 記載内容
– 正確な記載
– 漏れのない記載
– 誤字脱字の確認
※ 丁寧な作成が必要です - 形式面
– 見やすい書式
– 適切な余白
– 読みやすいフォント
※ 体裁の整った書類が必要です - 確認作業
– 複数回の確認
– 第三者による確認
– 最終確認
※ 確実な確認が重要です
押印関係
- 押印の準備
– 実印の準備
– 印鑑証明書の準備
– 捨印の準備
※ 確実な準備が必要です - 押印方法
– 正確な位置への押印
– かすれのない押印
– 訂正印の押印
※ 丁寧な押印が必要です
まとめ
議事録作成にあたっては、以下の点に特に注意が必要です。
- 正確な記載
– 内容の正確性
– 決議事項の明確性
– 時系列の整合性
※ 確実な記載が必要です - 形式面の整備
– 見やすい書式
– 適切な余白
– 読みやすさ
※ 体裁の整った書類作成が重要です - 確実な確認
– 複数回の確認
– 第三者による確認
– 最終確認
※ 確実な確認作業が必要です
なお、都道府県により要件が異なる場合がありますので、必ず事前に確認して下さい。
特に、様式や記載方法については、管轄する都道府県等のホームページや担当者に確認するようにしましょう。