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分院開設の定款変更の議事録の作成方法

パソコンで議事録を作る男性

医療法人の分院開設における定款変更では、社員総会議事録が重要な書類となります。

本稿では、その作成方法について実務的な観点から解説します。

議事録の基本構成

冒頭部分の記載

  1. タイトル
    – 「医療法人社団○○会」
    – 「臨時社員総会議事録」
    ※ 通常、臨時社員総会となります
  2. 開催日時
    – 年月日の記載
    – 開始・終了時刻の記載
    例:「令和○年○月○日 14時00分~15時00分」
    ※ 正確な時刻の記載が必要です
  3. 開催場所
    – 具体的な場所の記載
    例:「○○○において」
    ※ 実際の開催場所を記載します
  4. 出席者の記載
    – 出席社員の氏名
    – 社員総数と出席者数
    例:「出席社員 ○○○○、○○○○、○○○○
    (本社団社員総数○名のうち、○名出席)」
    ※ 定足数の確認が重要です
  5. 出席役員
    – 理事長
    – 理事
    – 監事
    例:「出席理事及び監事
    理事長 ○○○○、理事 ○○○○、理事 ○○○○、監事 ○○○○」
    ※ 役職名と氏名を記載します
  6. 議事録作成者
    – 氏名の記載
    ※ 通常、理事長が議事録作成者となります

議事の進行部分

  1. 開会宣言
    – 議長の選任確認
    – 定足数の確認
    – 開会時刻の記載
    例:
    「本社団定款第○条の規定により○○○○は選任されて議長となり、定款第○条第○項に規定する定足数を満たしたことを確認したのち、○時○分開会を宣し、議事に入った。」
    ※ 定款の規定に従います
  2. 定足数確認
    – 社員総数の記載
    – 出席者数の記載
    – 定足数充足の確認
    ※ 過半数の出席が必要です

議案の記載

第1号議案(分院開設)

  1. 議案名

    – 「第1号議案 新診療所開設の件」
    ※ 明確な議案名を記載します

  2. 説明部分


    議長○○○○は、次のように述べた。

    「本社団の事業も順調に発展している。そこで、新たに、東京都○○区○○○丁目○番○号に、診療所を開設したい。

    その資金計画は次のとおりである。

    ○○銀行の融資     ○○○○万円
    本社団の内部留保金   ○○○○万円
    合 計         ○○○○万円

    内装工事費       ○○○万円
    医療機器購入費     ○○○万円
    保 証 金       ○○○万円
    運転資金等       ○○○万円
    合 計         ○億○○○万円

    新診療所の建築予定地は、最近、再開発の進展など周囲の環境の発展がめざましく、診療所経営は相当有利なものと見込まれる。」

    ※ 具体的な金額の記載が必要です

  3. 決議結果


    この他詳細な説明を行い、社員の質疑に対し、回答した。

    議長は本議案を一同に諮ったところ、全員異議なく承認した。

    ※ 決議結果を明確に記載します

第2号議案(定款変更)

  1. 議案名

    – 「第2号議案 定款の一部変更及び役員定数の変更承認の件」
    ※ 変更内容を明示します

  2. 説明と決議


    議長○○○○は、前号議案の承認に伴い、新設診療所の名称及び所在地を定款第○条に加える件及び診療所の増設により、理事機構を強化するため、定款第○条に規定される理事の定員を○~○名から○~○名に改める件について、その案を一同に示した。

    議長はこれを一同に諮ったところ、全員異議なく承認した。

    ※ 変更内容を具体的に記載します

第3号議案(管理者選任)

  1. 議案名

    – 「第3号議案 新診療所の管理者及び理事1名選任の件」
    ※ 明確な議案名を記載します

  2. 説明と決議


    議長○○○○は、新たに開設する診療所の管理者に、○○氏を選任したい旨を述べた。また、同氏は本社団の理事ではないため、同時に理事として選任する必要がある旨を述べた。

    議長はこれを一同に諮ったところ、全員異議なく承認した。

    なお、東京都知事の認可の日をもって、理事就任となることを確認した。

    ※ 就任時期の記載が重要です

第4号議案(借入承認)

  1. 議案名

    – 「第4号議案 銀行融資申込に伴う借入金額の最高限度の承認の件」
    ※ 必要な場合に記載します

  2. 説明と決議


    議長○○○○は、新診療所の開設資金について○○銀行○○支店から融資を受けるにあたり、借入金額の最高限度を次のように提案した。

    ○億○○○万円

    議長はこれを一同に諮ったところ、全員異議なく承認した。

    ※ 具体的な金額を記載します

第5号議案(予算関係)

  1. 議案名

    – 「第5号議案 事業計画及び予算の変更設定の件」
    ※ 予算関係の議案を記載します

  2. 説明と決議


    議長○○○○は、新診療所の開設計画に伴い、令和○年○月に承認を得た、本年度の事業計画及び予算を別紙のように変更したい旨、令和○○年度の事業計画及び予算を別紙のように設定したい旨を述べ、計画案、予算案を一同に配布した。

    議長はこれを一同に諮ったところ、全員異議なく承認した。

    ※ 予算関係の決議を記載します

議事録締めの記載

終了部分

  1. 閉会宣言


    以上をもって本日の議事を終了したので、議長は閉会を宣した。
    (○時○分)

    ※ 終了時刻を記載します

  2. 確認文


    本日の決議を確認するため、出席社員及び出席役員の全員が記名押印する。

    令和○年○月○日

    ※ 定型的な文言を使用します

押印欄

  • 署名欄の作成

    社員(理事長)○○○○ 印
    社員(理 事)○○○○ 印
    社員(理 事)○○○○ 印
    監 事    ○○○○ 印

    ※ 役職の記載が必要です
  • 押印の順序
    – 理事長から順に
    – 理事
    – 監事
    ※ 役職順に押印します

実務上の注意点

作成時の注意

  • 記載内容
    – 正確な記載
    – 漏れのない記載
    – 誤字脱字の確認
    ※ 丁寧な作成が必要です
  • 形式面
    – 見やすい書式
    – 適切な余白
    – 読みやすいフォント
    ※ 体裁の整った書類が必要です
  • 確認作業
    – 複数回の確認
    – 第三者による確認
    – 最終確認
    ※ 確実な確認が重要です

押印関係

  • 押印の準備
    – 実印の準備
    – 印鑑証明書の準備
    – 捨印の準備
    ※ 確実な準備が必要です
  • 押印方法
    – 正確な位置への押印
    – かすれのない押印
    – 訂正印の押印
    ※ 丁寧な押印が必要です

まとめ

議事録作成にあたっては、以下の点に特に注意が必要です。

  • 正確な記載
    – 内容の正確性
    – 決議事項の明確性
    – 時系列の整合性
    ※ 確実な記載が必要です
  • 形式面の整備
    – 見やすい書式
    – 適切な余白
    – 読みやすさ
    ※ 体裁の整った書類作成が重要です
  • 確実な確認
    – 複数回の確認
    – 第三者による確認
    – 最終確認
    ※ 確実な確認作業が必要です

なお、都道府県により要件が異なる場合がありますので、必ず事前に確認して下さい。
特に、様式や記載方法については、管轄する都道府県等のホームページや担当者に確認するようにしましょう。

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